個案(四) 專業團隊 張朝清
授課教師:張朝清 姓名:蔡國隆
授課日期:2017/12/16
學號:406175140 班組別:B班5組
系級:科技管理碩士學位學程在職專班
大公司或大企業間的橫向 溝通與合作一向是在跨部門進 行專案工作時的困難，一般來 說成熟的組織運作對經常性的 工作，都能在各功能部門主管 的掌控與組織分工下運作良 好，並可以建立固定的工作模 式，專案是為完成某一獨特的產品或服務所做的彼此相互關聯的任務或活動的一次性過程。 專案屬性 1. 一次性2. 獨特性3. 目標的確定性4. 活動的整體性5. 組織的臨時性和開放性6. 開發與實施的漸進性。
我們常說執行專案管理的 過程中，PM用80%以上的時 間在溝通，因此溝通管理計畫是執行專案管理必須談到的一環，因為每個利害關係人都有自己的看法，也容易以自己的經驗、站在自己的立場去了解事情去詮釋事情，因此在執行專案管理上我們常以為溝通就是和執行 的專案小組開會，其實應該不僅於此，利害關係人包含了專案贊助者、支援單位的平行組織、專案團隊的組員、接受的客戶甚至是對專案施加影響的人。專心聆聽聽取成員的想法，並適時地詢問他們相關問題，同時，花時間和成員溝通，向他們解釋這樣的想法是否適合進行中的專案。你多久聽到團隊成員對於專案會議討論到的議題表示：「我從來沒聽說過！」？ 以上這個狀況，時常導致專案經理人的專案在無預警下失敗。 有句俗諺說：「人們對於指令要聽到超過七次以上，才會真正採取行動。」 舉例而言：產品業者會以各種管道、各種形式，在不同的時間點向消費者傳送產品訊息， 直到所有潛在消費者都將該訊息深深烙印於腦海！ 身為一個專案管理人，你也必須效法產品業者的手段。找盡各種機會和管道，向你的團隊成員傳達訊息、進行溝通，直到團隊成員對於訊息透徹的了解為止。還記得孩童時期，你是否對於遊戲規則改來改去覺得很厭煩呢？ 當你好不容易搞懂遊戲的玩法時，突然有人走過來說要改變遊戲規則，這樣的情況除了會讓人覺得很不開心，甚至會使自己的權益遭受損害。 切換到工作的場域，當你依原先的規則進行專案時，團隊規則突然改變而使得你之前的努力前功盡棄，實在令人感到沮喪且無奈！ 為避免這樣的情況發生，身為一個專案經理人，你必須一開始就訂好合理的基本規則，並確保所有的成員都依法遵行。團體發展的每一個階段，為求有效地管理一個專案團隊，必須去了解、關心團隊成員的行為、煩惱和期望等，並依不同的情境，採取不同的管理方式。 舉例來說：當在團體發展到風暴期，團體成員間時常發生衝突，此時，領導人必須表現得像一個協調者、促進者，甚至在某些情況，則必須扮演調停者的角色，花時間和團隊成員協調工作上的衝突。 直到團體從風暴期發展到了績效期，領導人即可退回他原本的角色，並給予成員獨立作業的空間，盡量不要過於介入干涉。為使團隊成員對於工作內容不會感到厭煩和沮喪的最好作法，即是： 讓他們在沒有監督者的嚴密控制下執行他們的工作。 你可以試著做以下兩個實驗：
第一個是：要求你的團隊成員在完成每一個小步驟時，都必須立刻向你回報，以確保工作執行的正確性，然而，這卻是最典型的士氣殺手，彷彿在對你的員工吶喊：「我不相信你！」第二個是：要求你的成員去做他們並沒有足夠能力去完成的工作，這表面上看似故意使他們無法完成工作而感到難堪，但是，若領導者能在他們執行工作時，適時地教導他們，除了能建立成員的信心，也能同時使工作順利完成。
專案是一種一次性的工作，是在規定的時間內，由專門組織的人員所完成，具有一個明確的預期目標、明確且可利用的資源範圍，需要運用多種學科的知識來解決問題，且很少有經驗可以借鑒者，專案的管理：以過程為核心、以衡量為基礎、以人為本，在專案進行的過程中需要充分地整合技術方法、工具、過程、資源(人力、資金、時間)等要素。均希望達成一個特定的目的可運用的資源是有限的、有時間的限制、能夠在最少的成本內完成、人員面臨多重任務之壓力、專案的性質因時因地而異。主要的任務就是依據專案計畫所定的專案時程、品質及成本的基準，來衡量專案進度、工作的成效、與預算的支用，並採取必要的改進措施，以確保進度不落後、預算不超支、及範疇能在合理掌管下方能變更，並使其能與專業目標相符。每個人都喜歡表達意見，尤其當討論如何以最好的方式完成專案時，人們總是渴望表達的想法能被注重，所以，務必要專心聆聽你每一個團隊成員發表的意見。 專心聆聽成員的意見，並不代表你要執行他們提出的所有想法，畢竟成員間提出的作法有時候根本是相衝突的。
專案經理是專案的靈魂。他像交響樂隊指揮一樣，面對著樂隊，默念著樂譜，演繹樂曲的陰陽頓挫，高潮和恬靜。從狹義上看，專案管理與其他管理的功能是相同的，計畫、調度、激勵和控制。由於不同的需要有各種類型的經理，但專案經理管理面對的是正常組織中臨時的、非重複性的活動和頻繁出現的獨立行為。 專案或因不同產業別、和 不同產品的生命期程而有不 同，但是執行專案管理的運 作卻是一樣的，正因為專案 管理實際應用產業和操作重點不斷的推陳出新架構可分為五大流程群組(起案、規劃、執行、監控與結案)與九大知識領域 (整合、範圍、時間、範圍、 成本、品質、人資、溝通、 風險與採購)，更進一步的說，專案管理就是將每一個流 程拆解成流入的資訊和需求，以處理的方法和技術而會產生出怎樣的結果 和對應方式。
一併談到專案團隊的建立：每個PM都想要有執行專案的夢幻團隊，但是資源 限制所以夢幻團隊是可望而不可求的，因此在專案團隊的發展過程PMI歸結了五個階段：形成 期、風暴期、規範期、表現期和散會期)；且不論是獨裁式的領導或是共識式的領導，由於對專案的期望不同，專案成員間免不了會有利 益衝突。
最後，我想回應前輩曾提到過 的＂成也因人，敗也因人＂， 的確，如果PM沒有負責的決 心和怕說閒話的免疫力，我想，任何有遠見的決斷和果 敢的執行力也只會變成躊躇 不前、反反覆覆的政策而已， 專案管理團隊架構下組織的運作與 流程的管理就成了最佳的擋箭 牌。以上個人淺見與各位分 享，請不吝指教。第一次來上這種課程感覺很興奮，因為從來沒有接觸過上課時，才知道說哇!原來這種課程可以在工作上有所幫助，教導一些自己從來沒有想過的事，可以提高自己的能力與知識，也可以提升自己的工作性能，課程中老師也介紹許多好用的辦公範例，自己回公司使用後發現，對工作的安排確實更有效
