- Microsoft Teams 線上會議以及即時活動(直播)操作指南，下載PDF連結
避免群聚感染，企業該如何透過Microsoft Teams召開線上百人會議或萬人線上直播？
2020/04/10 , 評論
Photo Credit：台灣微軟
我們想讓你知道的是
因應防疫，許多公司開放員工在家辦公或實施異地備援。而在此特殊時期，原本以實體方式進行交流的活動，該如何透過Microsoft Teams召開百人線上會議或萬人線上直播，打破虛擬和實體之間的界線？
因應防疫，許多公司開放員工在家辦公或實施異地備援，政府亦公告保持社交距離，減少大型實體集會、延期或取消休閒藝文活動。然而企業日常維運計畫相關的活動，例如：企業內部教育訓練、員工大會、對外的經銷商大會或法說會等，以往習慣透過實體方式進行交流的活動，在此特殊時期，該如何透過Microsoft Teams召開百人線上會議或萬人線上直播，打破虛擬和實體之間的界線？
Microsoft Teams不僅支援訊息IM，還有團隊專屬的訊息交流平台，更可支援遠端會議，萬人直播等多樣豐富功能，滿足企業遠端辦公及線上會議的需求。其中會議功能，除了支援最多250人的會議之外，也可以舉辦即時活動（直播），參與人數上限高達10,000人。不論是舉辦教育訓練或公司佈達大會，Microsoft Teams都能讓組織運作順利，減少企業受疫情影響的程度。
豐富的百人線上會議功能
一、排程會議——召集會議更有效率
企業內部小於250人的會議或教育訓練，只需透過「排程會議」便可輕鬆召開。
點選Teams行事曆-「新增會議」，輸入會議詳細資訊後，就能在行事曆中看到會議行程，透過Outlook「排程小幫手」還可以一覽與同事有交集的時間，順利安排會議。
若尚未有Teams帳號的外部人員，亦可透過會議連結「一鍵加入」，經由瀏覽器的方式免註冊登入該會議。
Photo Credit：台灣微軟透過Microsoft Teams排程會議
Photo Credit：台灣微軟外部人員透過會議連結免註冊加入會議
二、分享簡報者畫面——線上會議如同面對面開會
想讓線上會議如臨現場，點選「分享簡報者畫面」的功能，即可快速呈現簡報內容。依照不同的需求，還可以有多種呈現方式，包含分享桌面、視窗、特定檔案畫面或者進階虛擬白板交流，讓會議進行更加順暢。
Photo Credit：台灣微軟簡報者透過分享桌面或檔案和與會者分享資訊
三、白板功能——想法創意可具體呈現
當需要集思廣益的會議召開時，透過「分享白板」進行共同編輯，可激發團隊腦力激盪，讓想法具體呈現。
Photo Credit：台灣微軟
四、控制桌面——會議成員可同時進行簡報
點選「要求控制」，在會議中的成員就可遠端同時操作，共同說明一份簡報，強化資訊重要性與說服力。
Photo Credit：台灣微軟
五、釘選——在多人會議中讓畫面固定呈現於特定人士
在與會者的畫面中點選右鍵，即可透過「釘選」來選定呈現特定人士，不錯過任何發言。
Photo Credit：台灣微軟透過釘選選定欲關注的發言人頭像，例如會議主席
六、全部靜音——在宣布重要事項時全體都能正確接受訊息
只要點開與會人員頁面，點選「全部靜音」，就能在佈達重要事項時，確保與會人員不會受到其他音訊干擾。
Photo Credit：台灣微軟
七、模糊背景、變更背景——不在公司也可保有個人隱私
不論是在家或是異地辦公，背景雜亂或者想要保有隱私時，透過「顯示背景效果」功能，便能模糊或選擇合適的背景，即使在外開會也不怕受環境干擾。
*註：模糊背景的功能已上線，更換背景的功能於2020年4月陸續推播上線。
Photo Credit：台灣微軟
八、錄製會議——雲端錄製重要會議讓資訊無落差
在Teams中錄製會議，除了可同時截取音訊、視訊和螢幕畫面，透過「會議錄製」功能將重要事項錄製給不能與會的人，再也不必擔心資訊落差。
*註：此功能需為企業版本Office 365 E1以上
Photo Credit：台灣微軟
Photo Credit：台灣微軟
有Microsoft Teams，萬人直播也可輕鬆搞定
除了上述的線上會議功能外，Teams也提供一對多的即時活動（直播）與線上會議，最主要的差別可參照以下表格：
Photo Credit：台灣微軟即時活動(直播)功能需為企業版本 Office 365 E1以上或者教育版本 Office 365 A3 以上
以上兩種形式皆支援手機加入，會議及活動內容都可錄製做為後續運用。
在疫情蔓延期間，企業如果運用適合的數位工具，不僅能幫助員工協同合作與召開遠端會議，維持生產力，也可為4-6月企業組織在舉辦股東大會或研討會的時期提早做好準備。
該如何讓參與人數眾多的活動順利進行呢？接下來就和大家分享Microsoft Teams即時活動（直播）的特色及介面操作。
一、與組織內/外萬人線上即時活動該如何輕鬆舉行？
Teams即時活動最多可支援10,000人同時上線，還可依參與人員選擇不同的活動權限，即使外部人員沒有下載Teams也能透過即時活動連結以瀏覽器方式加入。
Photo Credit：台灣微軟
排程即時活動時，可直接選擇即時活動權限，共分為三種：
- 人員及群組（只有特定人員與群組才能觀看即時活動）
- 整個組織（組織中的每個人皆可觀看即時活動）
- 公開（活動開放給任何人，當大部分出席者是組織外部人員時使用）
二、如何讓多位發言人加入即時活動，連貫整場活動？
Teams即時活動最多同時擁有製作人及簡報者共250人加入，並可流暢轉換簡報者的畫面與鏡頭，即使簡報者們位於不同位置，也能讓即時活動順利進行。
Photo Credit：台灣微軟建立新的即時活動以及邀請人員
除了可以在排程即時活動時設定簡報者外，還可透過即時活動當下電話邀請，讓對方成為簡報者。
Photo Credit：台灣微軟即時活動介面介紹-製作人
Photo Credit：台灣微軟即時活動介面介紹-簡報者
三、萬人即時活動，參與人員眾多，如何控管權限？
即時活動總共有3個角色：製作人（召集者）簡報者、出席者，依身份不同，可使用不同功能，整理如下表：
Photo Credit：台灣微軟
角色說明：
- 召集者—— 召開此即時活動者，為即時活動準備（邀請人員與權限設定），或取得即時活動後的參與報告。
- 簡報者——將於即時活動上演講。
- 出席者——聆聽者。
- 製作人——擁有即時活動舉辦時的所有即時活動設定權，若無特別設定，則系統自動將召集者作為製作人。
四、多位發言人於不同位置加入，該如何順暢轉換螢幕分享畫面/相機鏡頭？
各個製作人與簡報者的鏡頭畫面統一由製作人控制，點選頭像即可分享。而螢幕分享畫面則是由簡報者們與製作人共同控制，即時活動開始後，將螢幕畫面按下分享，則可直接投放於即時活動中。
Photo Credit：台灣微軟即時活動介面介紹-製作人
Photo Credit：台灣微軟即時活動介面介紹-簡報者分享畫面
五、如何順暢進行即時活動的參與互動？
Teams即時活動提供「即時問與答功能」，讓出席者能與發言人互動或提問，也可匿名發問。製作人與簡報者都能回覆問題並發佈，讓所有參與者共同檢視並按讚。
Photo Credit：台灣微軟即時活動介面介紹-出席者即時問答
Photo Credit：台灣微軟即時活動介面介紹-簡報者即時問答，建議安排專人小編操作協作
六、擔心跨國活動的語言問題？
會議召集人可從超過50種語言的清單中選取6種語音，讓活動出席者可以查看即時輔助字幕和影片字幕。
Photo Credit：台灣微軟即時活動介面介紹-出席者選擇字幕
以上分享Microsoft Teams針對線上會議和萬人即時活動的情境及功能介紹，如想瞭解更完整的操作請點選下載Microsoft Teams完整操作指南。
Ken Wu
Microsoft Taiwan/OCP&SMC
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